Slide 1

Hablar en publico
La comunicación en el mundo profesional consiste en lograr que algo suceda, sacando provecho de la oportunidad que brinda una exposición oral.

Slide 1

Conferencias
Es importante contemplar las distintas variables que intervienen en una presentación ante un publico masivo.

Slide 1

La comunicación
Hay empresas que tratan mejor las llamadas equivocadas, que otras las llamadas de sus propios clientes.

Slide 1

La voz
Sea amistoso antes de saber quien llama. De esta forma le dará un buen servicio al gerente, pero también se lo dará al cliente, quien es más importante que el propio gerente.

Slide 1

Lenguaje visual
Debemos conseguir en el primer contacto, que el cliente se sienta bien con nuestra presencia, teniendo vital importancia el lenguaje no verbal que acompaña lo que decimos.

Slide 1

Neurolinguistica
Para trabajar sobre la motivación es conveniente establecer primeramente las características personales, para preparar el campo para el resto de los soportes.

  Herramientas

Tablero de comando

El concepto de tablero de comando, se utiliza para enunciar los sistemas de información gerencial, cuyos indicadores serán la base para la toma de decisiones. En el departamento comercial es indispensable establecer indicadores que permitan el control y planeamiento

Bases de datos :La información contenida en las bases de datos, permiten una integración con los clientes, por el conocimiento que aporta como articuladora y por lo tanto integradora de las comunicaciones.

Indicadores : En el departamento comercial es indispensable establecer indicadores que permitan el control y planeamiento. Dicha información nos permitirá disponer de señales que nos indiquen los desvíos de los objetivos previstos.

Registros de información: Se debe registrar toda la información relacionada con el cliente y las acciones de ventas relacionadas con el mismo. El sistema estadístico permitirá disponer de información en forma condensada y permitirá su evaluación desde distintas ópticas, como ventas por producto, zona geográfica, cliente, etc.

Asistente de ventas : Para trabajar en una tarea de coordinación proactiva, es indispensable organizar la actividad.
  Roles

Organización

Es importante considerar los diferentes funciones y decisiones que afectan el desenvolvimiento del departamento de ventas.

La venta responderá a como ultimo eslabón a la gestión del personal de ventas, pero abr una alta incidencia en la misma, de las cuestiones relacionadas a toda la operatoria comercial.

Se presenta una síntesis de las variables básicas a considerar.

Organización.

Es indispensable definir la estructura comercial, comunicando con claridad las funciones y una descripción de las tareas de cada integrante del departamento de ventas.

Establecer las necesidades de capacitación de los componentes del departamento de ventas y su relación con el desarrollo requerido para cumplir con las metas fijadas.

Informar el sistema de comunicación entre los vendedores y su jefatura, y su relación con departamentos complementarios como Servicio técnico y Administración. 

El tipo y características de las reuniones donde los componentes de la organización comercial canalizaran sus inquietudes, expondrán sus resultados y sugerirán acciones de promoción.   

La definición del sistema de remuneración para los vendedores, relación de valores fijos y variables en función de la venta, tendrá una influencia importante en la obtención de resultados.

Determinación y comunicación de los indicadores que servirán de marco a la operatoria comercial, reflejaran su eficiencia y permitirán corregir desviaciones.     


Administración de ventas.

La definición de los precios de venta y condiciones de pago, resultara determinante para la obtención de los resultados esperados. Si los mismos superan holgadamente los valores de la competencia, para similares prestaciones y componentes, los resultados de gestión se verán seriamente afectados por esta causa.

Su responsabilidad en la confección de pedidos internos  y el seguimiento de los mismos, se reflejara en la imagen de la empresa frente al cliente, positivamente si se cumplen los plazos previstos o negativamente si se demora la entrega del bien.

A trabes de la facturación y la reclamación de pagos estará en contacto con los clientes y esa relación con el cliente debe estar  alineada con el criterio de satisfacción del cliente promocionado comercialmente.

La confección de cotizaciones debe responder a las necesidades de los clientes, no demorándose en la entrega de las mismas al personal de ventas.

Será su responsabilidad mantener actualizada la base de datos y generar los valores estadísticos que permitan medir la productividad y ejercer un control sobre la fuerza de ventas.

Dentro de sus atribuciones define el presupuesto anual y el análisis del costo operativo.  

Fuerza de ventas.

Llevara adelante la acción de ventas y las negociaciones con los usuarios.

Promoción de nuevos productos.

Recabar datos de campo sobre nuevos mercados y la búsqueda de nuevos clientes.

Búsqueda de información sobre nuestra competencia.

Establecerá la frecuencia de contacto con los clientes, de acuerdo a  su potencial y dará de baja a aquellos no convenientes.

Mantener actualizada la base de datos.

EdT Gestión de Ventas

 
  Ventas

Frenos personales

El vendedor profesional ocupa el espacio que hasta el presente era cubierto por personal que si bien   vendía, consideraba la tarea como un medio de vida, no como su profesión.
 
Es indispensable antes de implementar metodologías operativas, determinar si la/las personas disponibles son aptas o podrán mejorar su desempeño mediante la capacitación .

 
"Se vencedor de ti mismo y habras logrado la mas grande victoria de tu vida.."Dante Murr.


Si bien la formación académica coopera para la absorción de información, no es la única cuestión decisiva, la actitud frente a  la actividad y la predisposición para recibir conocimientos tiene un valor superlativo.

El mayor vicio de un vendedor y el que condiciona su actividad es el relacionado con los limites que el mismo se impone desde la imagen que ha construido de sus propias capacidades, y condicionarse con los resultados históricos, que actúa como freno al logro de metas superiores.

Las mayores deficiencias, tienen relación con metodologías de trabajo y planificación insuficientes de sus actividades diarias, volcándose a la actividad sin considerar convenientemente la calidad de los contactos y búsquedas comerciales.

Una correcta evaluación de las fortalezas de los vendedores permitirá aumentar su rendimiento, el reconocimiento de las características personales será vital para conducir su actividad.

Debemos reconocer sus facetas personales, si es un individuo conceptual, estructurado o con tendencia a la acción. Si pretendemos que planifique y esta volcado al hacer su resultado será pobre.

Cuando las empresas reconocen en sus vendedores deficiencias operativas, no deben resolver las mismas exigiendo mayor volumen de ventas, hasta no detectar las causas personales o externas, que actúan como freno para el crecimiento del vendedor y el consiguiente aumento de beneficio para la empresa.

Accionar sobre la motivación, sin un soporte firme y sostenido de sus acciones comerciales, es insuficiente y solo genera frustración y descreimiento del personal hacia la empresa. 

Es sorprendente los cambios de actitud que una persona experimenta al tener una fuerte motivación interna, siendo en el caso de los vendedores mas critico , por estar expuestos a una cantidad de respuestas negativas, hasta obtener las mismas positivas y concretar la venta.   

En definitiva el único tiempo útil y rentable para el vendedor y la empresa, es el que transcurre frente al cliente o en contacto telefónico, y este tiempo es en realidad un porcentaje menor respecto del resto de las actividades que debe realizar, como traslados, conversaciones intranscendentes dentro de la empresa visitada, demoras en las recepciones, visitas donde no es recibido, almuerzos extensos, partes de información para la empresa, etc.

Cuando el tiempo mas importante fuera del comprendido en los contactos con los clientes,  debiera ser el de planificación de acciones futuras con los clientes potenciales y las referidas a su operatoria comercial, a veces no es suficientemente considerado.

Sobre estos ítem se deberá trabajar arduamente, haciéndole sentir el apoyo del personal administrativo de ventas y modificar su metodología de trabajo diario.

EdT Gestión de Ventas

 
  Comunicación

Lenguaje visual

Debemos conseguir en el primer contacto, que el cliente se sienta bien con nuestra presencia, teniendo vital importancia el lenguaje no verbal que acompaña lo que decimos.

Ponerse en sintonía con la otra persona, significa que nos reconozca como un igual, y ello ocurre cuando la misma siente familiaridad con nuestro lenguaje verbal y no verbal.

Es conveniente armonizar en la velocidad (hablar rápido o lentamente), gesticulación y posturas corporales espejadas.

La posturas corporales es una fuente de trasmisión y su interpretación es inconsciente, por ello es lo primero que debemos observar. No tiene importancia que se encuentren de pie o sentados, al adoptar posturas simétricas y especulares conseguimos ponernos en un plano que percibirá en su subconsciente.

El paso siguiente, tiene relación con los movimientos y los gestos, los cuales revisten gran importancia por que son sus medios de expresión, que en algunos casos hasta reemplazan a las palabras. Si por ejemplo ante una argumentación alzan las cejas o se encogen de hombros, puede significar su interés en lo que le estamos informando o su desinterés. 

La voz demuestra la calidad expresiva, con el tono  y volumen que utiliza , y los ritmos de la conversación. Es relativamente sencillo, ejercitarnos sistemáticamente, para sintonizar con los de la persona entrevistada. Los registros de voz mediano y grave son los mas aconsejados, por inducir a una sensación de confianza en el mismo.

La distancia de las personas, tiene relación con el concepto de territorio, ya que todos tenemos la sensación de invasión, si alguna persona se nos acerca demasiado. No existe una medida estandard, pero seguramente de 50 a 70 cm, es un distancia lógica, dependiendo de las características físicas de los interlocutores. Cuando nos acercamos a una persona por primera vez, debemos dejar que fije la distancia de referencia, y observar si durante la entrevista, el interlocutor trata de acercarse o alejarse.

Posturas corporales

Es importante adoptar una postura cómoda para hablar, lo que nos permitirá estar relajados y proyectar una buena imagen visual. La postura abierta y equilibrada, pues permite que se controle la tensión corporal, produciendo un a sensación de bienestar.
 
En esta postura los pies están separados , alineados bajo las axilas, y el peso esta bien distribuido, de modo que el peso descanse sobre los talones. Este tipo de postura proyecta autoridad sin aparecer agresivo. No significa esto que usted debe permanecer siempre así, hay momentos en que se debe modificar la misma.

Las posturas que apoyan el cuerpo sobre una de las piernas y la otra flexionada, no son las mas aconsejadas, porque aumentan la tensión producto de que una de las piernas esta continuamente rígida, al sostener todo el peso del cuerpo. Esta postura a veces se complementa con una de las manos en los bolsillos, lo cual lo vuelve menos conveniente por proyectar una sensación de no estar involucrado totalmente en el tema hablado , por su pose casual.

Las posturas encogidas dan sensación de inseguridad, disminuyendo la autoridad del orador.

Los gestos

Es importante liberar energía a trabes del movimiento , permitiendo que su cuerpo participe del mensaje.

Para que sus movimientos resulten naturales, cuando habla, tenga en cuenta que al estar vinculados entre si; las manos, los brazos , los hombros y el torso; Cualquier restricción de cualquiera de ellos , limitara a los restantes.

Recuerde que la comunicación se expresa por medio de la imagen corporal, evalué que mensaje esta trasmitiendo usted.

Vestimenta

Los signos de prosperidad pueden generar confianza o desconfianza, es necesario establecer un termino medio y en que contexto serán útiles o no.

Es importante recordar que la elegancia, radica en ser discreto y no desentonar con respecto del ámbito donde nos relacionamos.

Hacer ostentación de forma agresiva, puede generar desconfianza, por lo que la discreción sigue siendo mas útil, pues los clientes nos terminan juzgando por la impresión inicial: y si la misma es negativa tendremos que hacer un esfuerzo adicional para modificar dicha imagen, y esto ultimo, siempre y cuando podamos reconocer tal situación.   

La vestimenta en general responde a una política de la empresa, definiéndose en función de la imagen que pretende reflejar de su organización, y su concordancia con la vestimenta de las personas con las cuales se entrevistaran.

"Se recibe a los hombres segun el vestido que llevan, pero se le sale a despedir segun el talento que han demostrado.."Saadi.

La misma vestimenta se mantiene para todo el año sin distinción de la estación estival, lo que genera que en épocas de altas temperaturas, que el personal de ventas mantenga el traje, lo que  reflejara individuos agobiados por dicha vestimenta y en franca discordancia con las personas con las cuales se entrevista.

Es importante que la organización defina que características deberá tener su personal respecto de la vestimenta que mejor se adecua a su gestión.

Hay empresas que en los meses de verano, permite el uso de ropa informal, dentro de determinados limites, para permitirle a su personal mayor comodidad.

Reglas básicas

Los hombres en general utilizan los tonos azul oscuro, el gris o beige; pero en muchos casos no se presta la misma atención a la calidad de la ropa utilizada. Dicho de otra forma, una persona puede trasmitir una imagen de autoridad vestido informalmente, si su ropa es de buena calidad y por el contrario, quien utilice un traje de los tonos mencionados no proyectara autoridad alguna si su ropa es de mala calidad o le quedan las mangas demasiado cortas o largas.

EdT Gestión de Ventas
  Comunicación

Conferencias

Es importante contemplar las distintas variables que intervienen en una presentación ante un publico masivo.

-AUDITORIO
-IMAGEN
-CONTENIDOS
-SOPORTE VISUAL
-COMUNICACIÓN
-MATERIAL INFORMATIVO
-MESA DE CONSULTAS

AUDITORIO
Es imprescindible conocer las características de los concurrentes, en lo referente a conocimiento del tema que se presenta y el interés de los mismos en el contenido, como sus necesidades y que beneficios  obtendrá al escucharnos. El resultado de la exposición resultara negativo, si preparamos una presentación con determinada información y nos encontramos con un publico diferente al esperado, haciendo naufragar nuestro objetivo de comunicación.

IMAGEN

Es fundamental que todas las variables consideradas estén alineadas respecto de la imagen que pretendemos instalar, caso contrario no lograremos el efecto buscado.

CONTENIDOS

Es indispensable considerar la extensión de la exposición y no intentar brindar una vasta información en forma rápida y concentrada, pues difícilmente nuestro publico pueda recepcionarla.

En presentaciones técnicas, lo enunciado es todavía mas complejo, pues se corre el riesgo de que la misma resulte confusa e incomprensible.

Es mejor realizar una presentación mas global e informar que se podrá profundizar la misma en la mesa de consulta o por medio de asesores técnicos que responderán a las consultas en forma personalizada.

SOPORTE VISUAL

Es de suma utilidad utilizar el mismo, por que da matices a la presentación y permite trasladar una imagen visual que complementa el mensaje verbal.

La misma puede ser de diferentes características, como filminas, videos, fotos, diagramas u otros medios que permitan apoyar la presentación.

COMUNICACIÓN
La experiencia del orador es fundamental, sino corremos el riesgo de echar por tierra con la imagen y contenidos que pretendemos comunicar y nuestro publico recogerá una imagen pobre sobre nuestra empresa.

Si los expositores no disponen de experiencia, debemos capacitarlos por medio de un entrenamiento con asesores especializados, y complementar dicha capacitación, con conferencias ante públicos mas reducidos, como paso previo a presentaciones masivas.

MATERIAL INFORMATIVO
El mismo debe disponer de información mas detallada sobre el tema expuesto y una calidad de impresión del soporte grafico en concordancia con la imagen que se pretende instalar de la empresa.

MESA DE CONSULTAS O ASESORAMIENTO PERSONALIZADO
Se debe disponer del personal apropiado en cantidad y conocimientos, para poder evacuar las consultas de las empresas participantes de la conferencia o seminario.

EdT Gestión de Ventas
  Comunicación

Hablar en publico

La comunicación en el mundo profesional consiste en lograr que algo suceda, sacando provecho de la oportunidad que brinda una exposición oral.

Reflexiones sobre la Comunicación.

La información que se desea comunicar, debe estar dirigida a la obtención del objetivo.
  
Otro paso fundamental es conocer con exactitud, que necesitan las personas de su discurso y el conocimiento disponen del tema que usted va a tratar.
     
Establecido el objetivo y la evaluación del conocimiento del publico sobre el tema, se debe lograr un mensaje que sirva de apoyo al objetivo y los contenidos.

Conferencias y Seminarios

El mensaje es aquello que el orador pretende que los participantes de la exposición recuerden. El mismo ayuda a organizar el contenido y deben tener coherencia entre si.

"Adquiere el hábito de hablar pronto, claro, breve, y con determinación.."Emil Cue. 

En definitiva la exposición oral tendrá un mensaje, apoyado por un contenido y enfocado a su objetivo.

Formas de presentación: Se puede partir del mensaje para llegar al contenido o presentar el contenido para arribar al mensaje. Mientras contemple los ítem básicos resulta indistinto.

En el mensaje es conveniente identificar las ideas principales, es beneficioso que las mismas estén bien definidas y sean pocas, así le resultara al auditorio fácil recordarlas. 
Las ideas principales se pueden subdividir en subtemas y detalles.

Módulos de tiempo: Definido el tema, su mensaje, las ideas centrales y los detalles de la exposición. Se debe prestar atención a los tiempos que se le dedicara a cada información, de acuerdo a su importancia.  

Secuencia: En los auditorios donde se presentan productos o equipos industriales que aportan ventajas productivas por disminución de costos o aumento de producción, es muy conveniente enunciar la secuencia Problema-Causa- Solución , este esquema corre de un tema al otro y es muy sencillo de seguir, siendo útil para mensajes persuasivos.

Anécdotas, analogías  y humor: Bien utilizados pueden complementar una introducción al discurso, y conseguir sintonía con el mismo.

La voz

La voz se origina en la respiración, examinemos el proceso.

Cuando los pulmones toman el aire, los músculos intercostales que se encuentran entre las costillas se contraen y las costillas se elevan. El diafragma se contrae, provocando un leve desplazamiento de los órganos abdominales y una expansión de la parte superior del mismo. La cavidad toráxica se expande y el aire ocupa el lugar vació. Durante la exhalación del aire, los músculos se relajan y vuelven a la posición inicial, mientras el aire es expulsado de los pulmones.

Esto tiene mucha importancia, pues cuando inhalamos, el diafragma y otros músculos se contraen; cuando exhalamos se distienden y vuelven a la posición de descanso.

Es decir que la inhalación produce tensión y la exhalación  genera relajación.

Este proceso esta estrechamente ligado a la emisión de la voz, al producirse en la exhalación. Las cuerdas vocales de la laringe vibran con el pasaje del aire, produciendo un sonido.

La voz, al producirse durante la exhalación, y esta coincide con la relajación física muscular, el hecho de hablar es equivalente a relajarse.

La tensión existente en cualquier lugar del cuerpo puede interferir en la voz, siendo que la tensión mas habitual, se produce en los músculos que rodean el cuello y la garganta.

La relajación del tórax y la respiración correcta son esenciales para lograr una voz enérgica y eficaz.

La rigidez en el tórax y el abdomen, imposibilita la inspiración profunda, que se necesita para comunicar energía a la voz.

Por lo que en situaciones de habla, ES INDISPENSABLE UNA RESPIRACIÓN CORRECTA. 

Es importante para complementar la respiración , la articulación , es decir el acto de convertir en palabras los sonidos. La buena articulación depende de como se abre la boca y mantener relajada la mandíbula.  

Se resume los pasos básicos para obtener una buena exposición verbal.

RELAJACIÓN: Es indispensable por estar íntimamente relacionado con la emisión de la voz.

INHALE: Su respiración es el origen de su voz.

ARTICULE: La energía de la voz proviene de la articulación.

HAGA PAUSAS: Las pausas proporcionan energía y conciencia de los oyentes.

PROYECTE: Emita la voz hacia adelante, hacia los oyentes.

EdT Gestión de Ventas